메일을 잘못 보내면 주워 담기가 어렵습니다.

메일 서비스에 따라서 회수 기능을 제공하는 경우도 있습니다.

실수를 방지하기 위해서 메일을 보내기 전에 리뷰를 하는 것이 필요합니다.

최소한 다음을 체크하고 보내면 실수 없는 메일이 될 것입니다.

  1. 숫자 체크
    • 숫자의 경우엔 잘못 기재하면 의미가 크게 왜곡됩니다. 돈과 관련된다면 더욱더 신경 써야 해요
  2. 맞춤법
    •  내용이 아무리 좋더라도 맞춤법에 맞지 않은 글을 작성한다면, 기본이 없는 사람으로 인식할 수 있습니다.
    • 온라인에서 맞춤법 검사기를 활용해보세요.
  3. 첨부파일
    • 메일의 참고 자료로 첨부를 하는 경우가 있습니다. 하지만 우리는 종종 빼고 보내는 경우가 있습니다. 다시 보내야 하는 사유이니 반드시 체크하세요.
  4. 수신인 확인
    • To로 받아야 할 사람이 cc로 들어가 있다면 안 되겠죠? 혹시나 추가로 받아봐야 하는 사람이 있는지 반드시 생각해보세요.
    • 때론 숨은 참조로 추가하는 경우도 있는데요. 이 부분도 잊지 마세요.

4가지의 사항을 메일을 보내기 전에 체크해보는 습관을 가져보세요.

회사 동료가 오늘 이렇게 물어봤어요.

메일은 어떻게 쓰는 게 좋은 것일까요?

메일 작성에 글로벌 표준은 없어요.
다만 제가 10년간 회사 생활하면서 경험하여 느낀 사항이 도움이 될 수 있을지도 모르겠네요. 메일 작성에서 아래 3가지만 지키면 기본은 한다고 생각해요.

  1. 본문 내에 메일을 보내는 이유가 기술되어야죠.
  2. 답변이 필요하다면 답변 줄 사람을 언급하고, 이것에 대한 답변 요청이 기술되어야 합니다.
    • 답변을 줄 사람이 to에 있어야겠죠.
    • 답변을 언제까지 달라고 요청하세요.
  3. 맞춤법에 문제가 없는지 검토를 해보세요.

그다음은 모두 개인 능력에 따라서 메일 전달력이 달라집니다.

  1.  적절한 bullet활용: 가독성을 높여줘요.
  2. 적절한 bold/color활용: 강조하고자 하는 메시지가 눈에 띄게 됩니다.
  3. 적절한 이미지 첨부: 스크린숏, 이미지 한 장으로 많은 것이 설명되는 것이 있어요. PC에서 발생하는 문제에 대해서 gif 애니메이션을 만들 수 있고 첨부 가능하다면 텍스트로 설명하는 것을 상당 부분 대체할 수 있지요.

메일은 길게 쓴다고 좋은 것이 아니라고 생각해요.
목적에 맞게 필요한 내용을 작성해서 보내면 됩니다.